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  • Simon Markwart

Wie man den perfekten RFP für die Neugestaltung einer Website schreibt

Wenn Sie beschlossen haben, dass Sie Ihre Website neu gestalten müssen, stehen Sie wahrscheinlich vor der Herausforderung, Agenturpartner zu finden und eine Ausschreibung für Ihre Website zu erstellen.


Als Agentur können wir aus erster Hand sagen, dass wir eine Menge RFPs (Ausschreibungen) von Organisationen aller Formen, Größen und Branchen gesehen haben.


Um ehrlich zu sein, sind die meisten von ihnen nicht besonders gut und einige von ihnen sind völlig unnötig für die Größe und den Umfang des Projekts.


Häufige Probleme, die wir sehen, sind...


Mangelnde Klarheit der Vision

Keine definierte Markenstimme

Ein unvollständiger Arbeitsumfang

Es ist eine Schande.


Wenn eine Ausschreibung für die Neugestaltung einer Website richtig gemacht wird, kann sie der magische Faktor sein, um den perfekten Agenturpartner zu finden und eine Website zu erhalten, die Ihr Unternehmen voranbringt.


Was ist also der Schlüssel? Was macht den "magischen" Faktor Ihrer Ausschreibung für die Gestaltung einer Website aus?


Die besten Ausschreibungen für Websites erfüllen drei Hauptziele:


Sie klären genau, wonach Sie suchen.

Sie filtern nicht seriöse Webdesign-Unternehmen aus, die Ihnen nicht wirklich helfen können.

Sie ermöglichen es Ihnen, verschiedene Webdesign-Agenturen anhand ihrer Vorzüge zu vergleichen.

An dieser Stelle fragen Sie sich vielleicht: "Wie mache ich das? Keine Sorge, genau dafür ist dieser Leitfaden da.


Sind Sie bereit, loszulegen?





KAPITEL 1:

Wann und warum Sie eine Ausschreibung für Website-Design benötigen

Die Antwort könnte offensichtlich sein. Viele Organisationen benötigen Ausschreibungen für alle größeren Budgetausgaben, vor allem, um bei der Auswahl qualifizierter Partner mehr Verantwortung zu übernehmen. Das gilt oft auch für die Website.


Erfordern Ihre Unternehmensrichtlinien, die Statuten Ihrer Interessenvertreter oder gesetzliche Vorschriften eine Ausschreibung? Die gute Nachricht: Sie müssen diese Entscheidung nicht treffen. Springen Sie einfach zum nächsten Kapitel.


Einige grundlegende Kategorien von Branchen, die häufig RFPs erfordern, sind:


Höhere Bildung

Staatliche Behörden

Gemeinnützige Organisationen

Öffentliche Unternehmen

Natürlich ist es kein einfaches Entweder-Oder. Im Zweifelsfall sollten Sie Ihr Budgetbüro fragen, um eine klare Antwort zu erhalten.



Wie sich die Größe Ihres Projekts auf die Notwendigkeit einer Ausschreibung auswirken kann

Nehmen wir an, Ihre Organisation benötigt nicht zwingend eine Ausschreibung. In diesem Fall kommt es auf die Präferenz an.


Diese Präferenz wiederum wird oft und sollte durch den Umfang Ihres Website-Designprojekts bestimmt werden.



Wenn Ihre Website weniger als 100 Seiten umfasst

brauchen Sie diese Ausschreibung vielleicht nicht. Sprechen Sie stattdessen direkt mit Webagenturen. Die meisten Agenturen können Ihnen dabei helfen, einen Projektumfang zu erstellen, der auf Ihrem Budget, Ihrem Zeitplan und Ihren technischen Anforderungen basiert.



Wenn Ihre Website mehr als 100 Seiten umfasst

Diese Ausschreibung kann eine gute Idee sein, auch wenn sie optional ist. So können Sie sicherstellen, dass Sie das bekommen, was Sie wollen, und die Erwartungen sowohl für Sie als auch für die Agentur festlegen.


Das Gleiche gilt auch, wenn Sie eine große Produktauswahl oder kundenspezifische Technologieintegrationen haben. Kurz gesagt, je komplizierter das Projekt ist, desto nützlicher ist eine Ausschreibung.


KAPITEL 2:

Wie Sie Ihre Ausschreibung für die Neugestaltung Ihrer Website strukturieren und verfassen

Wenn Sie dieses Kapitel lesen, haben Sie festgestellt, dass Sie ein RFP benötigen. Jetzt ist es an der Zeit, zu lernen, wie man sie richtig erstellt.


Das beginnt mit einer Vorwarnung: Eine Ausschreibung für die Entwicklung einer Website ist ein komplexes Dokument. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein solches Dokument 10 oder mehr Seiten umfasst. Sie werden also einige Zeit brauchen, um sie zu entwickeln und zu schreiben.


Es wird natürlich etwas einfacher, wenn Sie es in seine einzelnen Abschnitte unterteilen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die sechs Abschnitte vor, die Ihr RFP enthalten sollte, und geben Ihnen für jeden Abschnitt einige praktische Tipps.



1. Überblick über Ihr Unternehmen

Agenturen erhalten jedes Jahr Dutzende von Ausschreibungen für Website-Design. Wenn Sie nicht gerade Nike, Google oder Apple heißen, müssen Sie sich schon ein wenig anstrengen, um aus der Masse herauszustechen.


Dies ist Ihre Chance, auf aussagekräftige Weise über sich selbst zu sprechen und die Vision Ihrer Marke festzulegen. Ihr Ziel ist es, die Agenturen, an die Sie diese Ausschreibung schicken, dazu zu bringen, sich um das Projekt zu bemühen.



Ihre Einleitung

Zu Beginn der Ausschreibung sollten Sie die Struktur Ihres Unternehmens klar beschreiben. Erklären Sie nicht nur Ihre Branche, sondern auch Ihre Nische innerhalb dieser Branche.


Hier ist ein Beispiel von Zenefits.


"Die Unternehmer und Angestellten in kleinen und mittelständischen Unternehmen sind der Motor der amerikanischen Wirtschaft. Ihre Hartnäckigkeit, ihr Durchhaltevermögen und ihre Träume bilden das Rückgrat unserer Belegschaft.


Aber diese Unternehmen stehen vor Herausforderungen, die in keinem Verhältnis zu ihrer Größe und ihren Ressourcen stehen. Und Technologieanbieter konzentrieren sich größtenteils auf die Bedürfnisse großer Unternehmen, was zu Dienstleistungen führt, die für kleine und mittelständische Unternehmen unerreichbar sind.


Wir bei Zenefits haben es uns zur Aufgabe gemacht, den anderen 99,7 % - den unterversorgten kleinen Unternehmen, die unsere Wirtschaft antreiben - gleiche Bedingungen zu bieten. Wir bieten innovative und intuitive HR- und Gehaltsabrechnungssoftware und -dienstleistungen, die speziell für diese kleinen und mittleren Unternehmen entwickelt wurden."


Es ist auch hilfreich, Ihr Leitbild einzubeziehen, solange es Ihr Unternehmen genau und klar repräsentiert.



Stimme und Tonfall

Bringen Sie die Persönlichkeit Ihres Unternehmens zum Ausdruck. Stellen Sie sicher, dass Agenturen klar erkennen können, ob Sie geradlinig oder entspannt und leger sind. Und natürlich sollten Sie ehrlich und geradlinig sein.


Das bedeutet, dass Sie auf den Firmenjargon verzichten sollten, den Sie wahrscheinlich nur allzu gut kennen. Schreiben Sie stattdessen so, als würden Sie mit jemandem auf einer Party sprechen. "So sind wir, und so wollen wir sein."



Seien Sie ehrlich

Ist Ihre aktuelle Website schlecht? Sprechen Sie darüber!


Je nach Persönlichkeit Ihrer Marke kann das bedeuten, dass Sie entweder schreiben: "Unsere Website ist scheiße" oder "Wir wissen, dass unsere Website deutlich verbessert werden muss."


Tipp

Die besten Agenturen arbeiten nicht einfach mit jedem zusammen. Sie arbeiten mit Marken zusammen, von denen sie glauben, dass sie für sie sinnvolle Verbesserungen erzielen können. Bringen Sie sie dazu, an Sie zu glauben.



2. Ihre Unternehmensziele

Im nächsten Abschnitt ist es an der Zeit, konkret zu werden. Sprechen Sie klar über die Probleme, mit denen Ihr Unternehmen derzeit konfrontiert ist, und darüber, wie eine neue Website diese Probleme lindern könnte.



Definieren Sie klar und deutlich Ihre Ziele

Moderne Websites sind viel mehr als digitale Broschüren - behandeln Sie sie nicht länger als solche.


Sie sind vollwertige Verkaufs- und Analysewerkzeuge, die, wenn sie richtig gemacht werden, eine Menge bedeutender Einnahmen bringen können.


Wenn Sie eine Ausschreibung angehen, sollten Sie Fragen beantworten wie:


Was muss Ihre Website unbedingt leisten?

Wie kann sie Ihnen helfen, Ihre wichtigsten Geschäftsziele zu erreichen?

Hier ist ein Beispiel, das wir oft in Ausschreibungen für Webdesign sehen:


"Die Website muss professionell aussehen."


"Sie muss professionell aussehen" ist kein gutes Ziel. Das sollte eine Selbstverständlichkeit sein.


Außerdem müssen die Leute verstehen, was professionell für Ihre Marke bedeutet. Stattdessen sollten Sie Fragen beantworten wie:


Wie definiert Ihre Marke Professionalität?

Welche anderen Marken sind ein Beispiel für Professionalität?

Seien Sie konkret. Geben Sie Beispiele wie:


"Unsere Website muss ein einheitliches, konsistentes und einzigartiges visuelles Erscheinungsbild haben, das uns hilft, uns von unseren Mitbewerbern zu unterscheiden.

"Wir glauben, dass die Zenefits-Website unsere Vision durch die Verwendung von animierten Produktbildschirmen und konsistent aufgenommenen Lifestyle-Bildern gut umsetzt."


Machen Sie Ihre Ziele S.M.A.R.T.

Stellen Sie sicher, dass jedes Ziel ein S.M.A.R.T.-Ziel ist: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden.



Schwache vs. starke Ziele


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Hier ist ein Beispiel: "Ich möchte meinen durchschnittlichen Auftragswert im zweiten Quartal dieses Jahres im Vergleich zum ersten Quartal um 22 % steigern."


Das ist spezifisch, messbar und mit der richtigen Planung sicherlich erreichbar.



Setzen Sie klare Prioritäten

Es ist wahrscheinlich, dass Sie mehrere Ziele verfolgen. Einige davon können in direktem Wettbewerb zueinander stehen.


Setzen Sie Prioritäten, um genau zu klären, was die Website in erster Linie erreichen soll.


Tipp

Oftmals sind verschiedene Agenturen besser geeignet, um bestimmte Ziele zu erreichen. Je klarer und direkter Sie diese Ziele formulieren, desto besser kann eine Agentur erkennen, ob sie für Sie geeignet ist oder nicht.



3. Ihr Zielpublikum

In diesem Abschnitt der Ausschreibung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Zielgruppe genau zu beschreiben. Für viele Unternehmen ist es sinnvoll, diesen Abschnitt in zwei Abschnitte zu unterteilen:



Derzeitige Kunden/Besucher

Beschreiben Sie, wer Ihre derzeitigen Kunden oder Besucher sind. Wenn Sie können, definieren Sie Dinge wie:

Alter

Geschlecht

Einkommen

Interessen

Hauptschmerzpunkte/Probleme

Wichtige Produkte/Dienstleistungen, die sie kaufen

Verwandte Produkte/Dienstleistungen aus anderen Branchen

Kunden-Avatar-Beispiel


Tipp

Wenn es schwierig ist, diese Informationen von Ihrer Website zu erhalten, verwenden Sie frühere Verkäufe und bestehende Kunden als Grundlage für diese Informationen.


Ideale Kunden/Besucher

Die Kunden, mit denen wir derzeit Geschäfte machen, und die, mit denen wir idealerweise Geschäfte machen möchten, sind nicht immer identisch. Wenn die idealen Kunden von den bestehenden Kunden abweichen, tun Sie Ihr Bestes, um sie auf dieselbe Weise zu definieren, wie wir oben die bestehenden Kunden definiert haben.


Tipp

Wahrscheinlich gibt es innerhalb der bestehenden Kunden und der idealen Kunden mehrere Untersegmente von Kunden. Tun Sie Ihr Bestes, um jede relevante Persona zu definieren.



Die Angaben zur Zielgruppe in diesem Abschnitt helfen potenziellen Bietern in mehrfacher Hinsicht.


Erstens können sie Ihr Unternehmen besser verstehen.


Zweitens können sie Ihre Branche und die Nische, in der Sie tätig sind, besser verstehen.


Schließlich können sie auf der Grundlage ihrer eigenen Fachkenntnisse und ihres Verständnisses dieser Zielgruppe ein maßgeschneidertes Angebot erstellen.



4. Das Projekt und der technische Umfang

Es ist an der Zeit, zum Kern des Ganzen zu kommen. Ja, die oben genannten Punkte sind wichtig. Aber dieser Abschnitt ist vielleicht der umfangreichste in der fertigen Ausschreibung für die Webentwicklung.


In diesem Abschnitt haben Sie die Möglichkeit, Ihre Wünsche im Detail zu beschreiben. Gehen Sie über Ihr Zielpublikum und Ihre Geschäftsziele hinaus. Was genau erwarten Sie von Ihrem zukünftigen Partner im Rahmen des Projekts?



Technische Merkmale

Wir stellen fest, dass Unternehmen oft aus Sicherheitsgründen oder wegen der Ausbildung ihrer Mitarbeiter ein bestimmtes CMS oder eine bestimmte Plattform bevorzugen. Wenn Sie eine Präferenz haben, sollten Sie diese im Voraus festlegen.


Und warum? Die meisten Agenturen sind auf ein bestimmtes Technologiepaket spezialisiert. Wenn Ihre Anforderungen nicht mit ihrem Fachwissen übereinstimmen, werden sie wahrscheinlich nicht für Ihre Ausschreibung geeignet sein.


Als Nächstes könnten Sie eine Liste von Funktionen aufstellen, die Ihre neue Website unbedingt enthalten muss, z. B:


Einen Projektkalkulator

Eine interaktive Standortkarte

Ein Produktvergleichstool

Ein Tipp

Je spezifischer Sie hier werden, desto besser. Es kann sogar sinnvoll sein, die Funktionen in "Must-haves" und "Wunschlisten" aufzuteilen, um zu sehen, was potenzielle Partner vorschlagen können.


Sie sollten auch eine Liste mit Software von Drittanbietern erstellen, in die die fertige Website integriert werden muss, z. B:


Hubspot

Salesforce

SAP

Denken Sie daran, dass diese Liste alles enthalten sollte, was in die neue Website integriert werden muss. Wenn es eine bestimmte Technologie gibt, die nicht übernommen werden soll, lassen Sie sie weg. Wenn Sie beabsichtigen, etwas Neues in die neu gestaltete Website zu integrieren, sollten Sie dies unbedingt hinzufügen.



Datenmigration

Wenn Sie sich für ein neues CMS oder eine neue Plattform entscheiden, müssen Sie sich wahrscheinlich auch mit der Migration von Inhalten und Daten befassen. Legen Sie fest, wer die Verantwortung für diesen Prozess übernimmt (Ihr Team oder die Agentur) und welche wichtigen Datentypen möglicherweise migriert werden müssen. Beispiele hierfür sind u. a.:


Blog-Beiträge

Produkte

Formulareinreichungen

Historische Bestellungen

Ressourcen

Gehen Sie so detailliert wie möglich vor und geben Sie nach Möglichkeit die geschätzte Anzahl der Einträge an. Diese Art von Details wird wahrscheinlich die Art und Weise verändern, wie eine Agentur eine solche Migration angehen würde.



Einhaltung der Vorschriften

Die Einhaltung von Vorschriften ist für viele Unternehmen aufgrund der zunehmenden Datenbeschränkungen und Bedenken hinsichtlich der Zugänglichkeit ein immer wichtigeres Thema.


Stellen Sie sicher, dass Sie festlegen, welche Arten der Einhaltung von Vorschriften Sie berücksichtigen müssen und welchen Grad der Einhaltung Sie erreichen müssen. Häufig auftretende Anforderungen sind:


ADA

GDPR

CCPA

PCI


Ausbildung

Erwarten Sie mit dem Relaunch auch Schulungen? Wenn Sie auf eine neue Plattform umsteigen, sollten Sie das unbedingt tun. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Mindestanforderungen für die Schulung Ihrer Mitarbeiter festlegen. Häufig sehen wir Anforderungen wie:


Schriftliche Dokumentation

X-fache Video-Schulung

Persönliche/vor-Ort-Schulungen


Verschiedenes/Kreativ

Und schließlich haben Sie hier die Möglichkeit, auch über das eigentliche Website-Design hinauszugehen.


Wenn Sie eine neue visuelle Markenidentität oder ein Logo benötigen, geben Sie dies hier an. Wenn Sie spezielle Video- oder Gestaltungswünsche haben, können Sie diese hier auflisten. Es gibt kein zu viel an Details.



5. Das Budget und der Zeitplan

"Ich weiß es nicht" ist keine Option, wenn es um Ihr Budget oder Ihren gewünschten Zeitplan geht. Jeder hat ein Budget.


Stattdessen müssen Sie konkret werden. Wie viel Geld haben Sie für dieses Projekt zur Verfügung, und wann müssen Sie Ihre Website unbedingt fertig stellen?



Budget

Die Preise von Agenturen richten sich oft nach den technischen Anforderungen des Projekts, so dass es bei der Einholung von Kostenvoranschlägen große Unterschiede gibt.


Alle Agenturen haben jedoch ein gewisses Mindestbudget für einen Auftrag. Deshalb ist es wichtig, dass Sie im Voraus wissen, was Sie ausgeben wollen.


Ihr gesamtes Marketing- und Vertriebsbudget sollte Ihnen dabei helfen, einen Preis zu ermitteln, ebenso wie Ihre Unternehmensziele. Wenn Sie unsicher sind, sollten Sie sich vor der Ausschreibung bei einigen vertrauenswürdigen Agenturen erkundigen, was eine Website kostet. So erhalten Sie eine Vorstellung von den typischen Preisen für Ihre Ziele und Ihren Umfang.


Tipp

Ihre Ausschreibung ist kein guter Weg, um Preise einzukaufen oder zu vergleichen. Wenn Sie die Ausschreibung einreichen, sollten Sie bereits wissen, welche Preisspanne für Sie akzeptabel ist. Sind Sie neugierig, was wir berechnen dürfen?

Zeitplan

Ihr Zeitplan sitzt im selben Boot. Die Agenturen haben unterschiedliche Verfahren, so dass es bei den Zeitplänen einige Abweichungen gibt. Alle Agenturen haben jedoch einige Mindestanforderungen an die Zeit, die auf ihrem Prozess basiert.


Wenn Sie die typischen Zeitvorgaben für Webdesign nicht kennen, informieren Sie sich zunächst bei vertrauenswürdigen Agenturpartnern. Wählen Sie einen realistischen Startzeitpunkt, der noch mit Ihren Marketing- und Geschäftszielen übereinstimmt.


Tipp

Wenn Sie einen sehr ehrgeizigen Zeitplan haben, sollten Sie einen stufenweisen Ansatz für Ihr Projekt in Betracht ziehen. Eine kleinere "Go-to-Market"-Phase kann Ihnen helfen, einige wichtige Ziele schnell zu erreichen, während das größere Projekt im Hintergrund weiterläuft.



Man kann gar nicht hoch genug einschätzen, wie wichtig dieser Abschnitt wirklich ist. Schließlich handelt es sich bei einer neuen Website um eine große Investition für beide Seiten. Wenn die Details stimmen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Erwartungen mit den Leistungen des Partners in Einklang bringen können.



6. Kriterien für die Partnerauswahl

Der letzte Abschnitt dient der Rechenschaftslegung. Hier können Sie genau darlegen, wie Sie den richtigen Partner für Ihr Webdesign-Projekt bestimmen. Erwägen Sie die Beantwortung von Fragen wie:


Werden Sie sich nach einem Standort in Ihrer Nähe richten?

Suchen Sie einen kleinen Boutique-Laden oder eine große Agentur mit vielen Mitarbeitern?

Benötigen Sie eine Agentur, die auf Ihre Branche spezialisiert ist, oder kann auch eine Agentur mit breitem Spektrum an Webdesign arbeiten?

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um diese Fragen intern zu beantworten. Vergewissern Sie sich, dass alle am Auswahlverfahren Beteiligten sich über die Kriterien einig sind, die sie anwenden werden.


Sobald Sie diese Kriterien kennen, nehmen Sie sie in Ihre Ausschreibung auf. Auf diese Weise werden einige Angebote von Agenturen herausgefiltert, die einfach nicht in das Profil passen. Außerdem wird so die Ehrlichkeit zwischen Ihnen und den potenziellen Bietern gewahrt.



Bonus-Tipp: Recherchieren Sie

Die Chancen stehen gut, dass Sie mit ein wenig Selbstreflexion und internem Brainstorming gute Versionen aller oben genannten Abschnitte erstellen können. Vergessen Sie aber nicht, sich auch außerhalb Ihres eigenen Unternehmens umzusehen.


Schauen Sie sich nach Webdesign-Agenturen um, die Ihrer Meinung nach gut zu Ihnen passen könnten, bevor Sie Ihre Ausschreibung schreiben. Fragen Sie sich, warum sie die richtige Wahl sein könnten.


Passen Sie dann Ihre Ausschreibungsabschnitte auf der Grundlage dieser Agenturen an. Im Laufe dieser Recherche werden Sie vielleicht feststellen, wie realistisch (oder unrealistisch) Ihre internen Vorstellungen und wichtigen Punkte sind.


Wenn Sie feststellen, dass eine Agentur nicht zu Ihnen passt, aber dennoch von der Ausschreibung profitieren kann, machen Sie sich keine Sorgen! Sie können die Agentur vorwarnen, dass eine Ausschreibung bevorsteht. Solange Sie keine Insider-Details preisgeben, verschafft ihnen das keinen unfairen Vorteil.


KAPITEL 4:

Schlusswort

Ja, es ist kompliziert. Sogar entmutigend. Aber ich hoffe, dass die obigen Tipps und unsere kostenlose Vorlage für die Ausschreibung einer Website Ihnen dabei helfen können, den Prozess ein wenig einfacher zu gestalten, damit Sie die Eingangstür Ihres Unternehmens verbessern können.


Wenn Sie es richtig machen, können Sie die Vorteile einer Ausschreibung voll ausschöpfen. Sie können aus einer Vielzahl von qualifizierten Webdesign-Agenturen wählen, die alle ihr Bestes geben, basierend auf Ihren spezifischen Zielen und Kriterien.


Der Weg dorthin dauert einige Zeit. Aber wenn Sie die Angebote erhalten haben, hat sich diese Zeit gelohnt.


Jetzt sind Sie dran. Waren diese Tipps hilfreich? Haben Sie in der Vergangenheit bereits Ausschreibungen für Webdesign durchgeführt, und haben Sie eigene Richtlinien oder Tipps, die Sie uns mitteilen möchten? Welche anderen Themen würden Sie gerne im Zusammenhang mit der Suche nach einem Webdesign-Partner behandelt sehen?


Teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren unten mit, um die Diskussion zu beginnen.


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